Willkommen bei Sweeply! Wir freuen uns darauf, dir dabei zu helfen, deine Abläufe rund um Housekeeping und Wartung neu aufzustellen.

Für den Start mit Sweeply sind vier Schritte nötig:

In Sweeply heißt ein Zimmer „Einheit“ (Unit), weil Sweeply auch Einheiten unterstützt, die keine Zimmer sind, zum Beispiel Treppenhäuser oder Aufzüge.

Öffne die Housekeeping-Ansicht und prüfe, ob alle deine Zimmer angezeigt werden.

Wenn du in deiner Housekeeping-Ansicht Zimmer siehst, die du in Sweeply nicht nutzen willst, gehe zu Settings → Units und wähle das Papierkorb-Symbol neben der Einheit.

Mit Einheitengruppen kannst du deine Zimmer in Bereiche aufteilen. Eine Einheitengruppe kann eine Etage, ein Standort oder alles andere sein, was für die Organisation deiner Zimmer sinnvoll ist. Um Einheitengruppen anzulegen, öffne in Settings → Units eine Einheit und lege dort eine Einheitengruppe an oder ändere sie.

In der Pro-Version kannst du auch Einheiten anlegen, die keine Zimmer sind, die du aber reinigen oder warten möchtest – zum Beispiel Flur, Aufzug oder Personalraum. Du kannst diese Einheiten einer eigenen Einheitengruppe wie „Allgemeine Reinigung“ zuordnen oder einer der anderen Gruppen, die du nach dem Aufbau deiner Unterkunft angelegt hast.

Damit der Reinigungsstatus automatisch nach deinen Abläufen gesetzt wird, kannst du unter Settings → Rules Regeln erstellen und bearbeiten. Standardmäßig wird bei Abreise und täglich gereinigt. Füge Regeln hinzu oder lösche sie nach Bedarf. Für Einheiten ohne Buchungen kannst du eigene Regeln erstellen, die sie z. B. jeden Tag auf ungereinigt setzen. Du kannst beliebig viele Regeln erstellen.

Lege alle Nutzer an, die im Tagesgeschäft mitarbeiten, z. B. im Housekeeping oder in der Wartung. Sie bekommen eine SMS, über die sie die Sweeply-Mobile-App herunterladen und sich mit ihrer Telefonnummer anmelden können. Wer am Computer arbeitet, nutzt Sweeply über die Web-App.

Bevor du mit Sweeply live gehst, zeig allen Mitarbeitenden, wie sie die Housekeeping-Ansicht in der Mobile-App öffnen und wo sie die Bedeutung der Farben für den Reinigungsstatus und der Belegungssymbole finden.

Bitte alle Mitarbeitenden, eine Einheit zu öffnen, mit der Start-Taste eine Reinigung zu beginnen und sie mit der Stop-Taste zu beenden.

Bitte sie zum Schluss, auf das Kamera-Symbol zu tippen, etwas in ihrer Nähe zu fotografieren, einen Hashtag zur Kategorisierung auszuwählen und das Foto einer Einheit zuzuordnen.

Wenn du alles oben erledigt hast, bist du startklar. Führe diese Schritte am Tag vor dem Start oder am Morgen des ersten Tages mit Sweeply durch.

Sweeply kennt den Reinigungsstatus deiner Zimmer vor dem Start noch nicht. Deshalb musst du den Reinigungsstatus aller Einheiten zurücksetzen. Du kannst jede Einheit einzeln öffnen und den richtigen Housekeeping-Status wählen. Schneller geht es mit der Sammelfunktion: Gehe zu Settings → Units, wähle die Einheiten aus, deren Reinigungsstatus du zurücksetzen willst, wähle den Reinigungsstatus und klicke auf Save.

Mit unserem Pro-Abo kannst du Housekeeping-Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden zuweisen, damit alle wissen, was sie täglich zu erledigen haben. Außerdem kannst du Tageskommentare zu Buchungen und Einheitennotizen hinzufügen und mehrere Regeln für deine Housekeeping-Aufgaben erstellen.

Es gibt zwei Wege, das Housekeeping in Sweeply zu organisieren: Entweder sucht sich das Housekeeping-Team seine Aufgaben selbst in der Housekeeping-Ansicht aus, oder eine Führungskraft plant die Arbeit und weist jedem Teammitglied Aufgaben zu.

Wenn in deiner Unterkunft Aufgaben zugewiesen werden, kannst du in der Housekeeping-Ansicht Aufgaben für heute, morgen und die kommenden Tage zuweisen.

Das war's! Wenn du Fragen hast, nutze den Chat-Button oder schreib uns eine E-Mail.