Überblick
Mit Workflows in Sweeply automatisierst du das Erstellen wiederkehrender Aufgaben. Statt dieselben Aufgaben immer wieder von Hand anzulegen, richtest du einmal einen Workflow ein, und Sweeply erstellt die Aufgaben automatisch nach deinem Zeitplan.
Wichtige Begriffe:
Aufgabenvorlagen (Task Templates) sind wiederverwendbare Baupläne, die festlegen, wie eine Aufgabe aussieht (Name, Typ, Priorität usw.)
Workflows legen fest, wann und wo Aufgaben automatisch erstellt werden
Aufgaben werden automatisch nach dem Zeitplan deines Workflows erstellt und den ausgewählten Einheiten zugeordnet
Teil 1: Aufgabenvorlagen erstellen
Bevor du einen Workflow erstellen kannst, brauchst du mindestens eine Aufgabenvorlage. Aufgabenvorlagen sind wie Baupläne, die die Details der Aufgaben festlegen, die erstellt werden.
So erstellst du eine Aufgabenvorlage
Gehe zu Settings > Automation > Task Templates
Klicke auf den Button Create Task Templates
Fülle die Details der Vorlage aus:
Pflichtfelder
Feld | Beschreibung |
Name | Der Name der Aufgabe (z. B. „Bad grundreinigen“, „Minibar prüfen“) |
Task Type | Wähle zwischen General und Issue |
Optionale Felder
Feld | Beschreibung |
Description | Zusätzliche Details zur Aufgabe |
Priority | Markiere die Aufgabe bei Bedarf als hohe Priorität |
Credits | Vergib Credit-Punkte für das Erledigen dieser Aufgabe |
Categories | Füge Tags hinzu, um Aufgaben zu ordnen und zu filtern |
Klicke auf Create, um deine Vorlage zu speichern
Teil 2: Einen Workflow erstellen
Ein Workflow erweckt deine Aufgabenvorlagen zum Leben, indem er festlegt, wann und wo Aufgaben automatisch erstellt werden.
Schritt 1: Allgemeine Informationen
Gib deinem Workflow einen Namen und optional eine Beschreibung.
Feld | Beschreibung |
Name (Pflichtfeld) | Ein aussagekräftiger Name für deinen Workflow (z. B. „Wöchentliche Grundreinigung“, „Monatliche Fensterreinigung“) |
Description | Zusätzliche Notizen dazu, was dieser Workflow macht |
Tipp: Verwende klare, aussagekräftige Namen, damit du Workflows später leicht wiederfindest.
Schritt 2: Wiederholung (wann Aufgaben erstellt werden)
In diesem Schritt legst du den Auslöser für deinen Workflow fest – wann sollen Aufgaben erstellt werden?
Arten von Zeitplänen
Du hast die Wahl zwischen zwei Arten von Zeitplänen:
Zeitplan | Beschreibung |
Fixed | Aufgaben wiederholen sich an bestimmten Kalenderdaten (z. B. „Jeden Montag“, „Am Ersten jedes Monats“) |
Rolling | Aufgaben wiederholen sich in einem Abstand nach dem Erledigen der vorherigen Aufgabe (z. B. „Alle 10 Tage nach Erledigung“) |
Optionen für feste Zeitpläne
Bei festen Zeitplänen kannst du festlegen:
Start Date: Ab wann der Workflow Aufgaben erstellt
Recurrence Pattern: Wie oft sich Aufgaben wiederholen
Muster | Beispiele |
Daily | Jeden Tag, alle 3 Tage |
Weekly | Jeden Montag, jede Woche am Montag und Freitag |
Monthly | Am 15. jedes Monats, am ersten Montag jedes Monats |
Yearly | Jeden 1. Januar, jeden dritten Dienstag im März |
Für gängige Muster gibt es Schnellauswahlen:
Daily
Weekly (am selben Wochentag wie dein Startdatum)
Monthly
Yearly
Custom (für komplexere Muster)
Optionen für rollierende Zeitpläne
Bei rollierenden Zeitplänen legst du fest, wie lange nach dem Erledigen einer Aufgabe gewartet wird:
Einheit | Beispiel |
Tage | Alle 10 Tage |
Wochen | Alle 2 Wochen |
Monate | Alle 3 Monate |
Jahre | Jedes Jahr |
Schritt 3: Bedingungen (optionale Filter)
Füge optional Bedingungen hinzu, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow Aufgaben erstellt.
Diese Bedingungen werden geprüft, bevor der Workflow läuft. Sind sie nicht erfüllt, werden für diese Einheit keine Aufgaben erstellt.
Beispiel für Bedingungen:
Nur für freie Einheiten ausführen
Hinweis: Dieser Schritt ist optional. Wenn du keine Bedingungen hinzufügst, läuft der Workflow für alle ausgewählten Einheiten.
Schritt 4: Aufbau (welche Aufgaben erstellt werden)
In diesem Schritt legst du fest, was passiert, wenn dein Workflow ausgelöst wird. Dafür nutzt du den Workflow Builder – eine visuelle Arbeitsfläche, auf der du deinen Workflow gestaltest.
Die Arbeitsfläche des Workflow Builders
Der Builder zeigt deinen Workflow als Diagramm mit verbundenen Knoten:
Knotentyp | Symbol | Beschreibung |
Trigger | Grüner Kreis | Zeigt, wann der Workflow startet (nur lesbar) |
Task | Blaues Dokument | Erstellt eine Aufgabe aus einer Vorlage |
End | Graues Stoppzeichen | Markiert das Ende eines Workflow-Pfads |
Aufgaben zu deinem Workflow hinzufügen
Ziehe aus dem linken Bereich einen Task-Knoten auf die Arbeitsfläche
Verbinde ihn mit dem Trigger-Knoten (ziehe vom Anfasser eines Knotens zum anderen)
Klicke auf den Task-Knoten, um ihn zu konfigurieren
Wähle im Dropdown eine Aufgabenvorlage aus
Der Knoten zeigt nun den Namen und die Details der Vorlage
Tipps für den Builder
Nutze die Werkzeugleiste unten zum Rückgängigmachen und Wiederherstellen
Der Validierungsbereich zeigt Fehler in deinem Workflow an
Alle Pfade müssen mit einem End-Knoten enden oder zu einem anderen gültigen Knoten führen
Schritt 5: Einheiten (wo Aufgaben erstellt werden)
Wähle aus, für welche Zimmer/Einheiten dieser Workflow gilt.
Auswahlmöglichkeiten
Search: Tippe, um Einheiten nach Namen zu filtern
Filter by Group: Nur Einheiten aus bestimmten Gruppen anzeigen
Filter by Synced Status: Synchronisierte oder nicht synchronisierte Einheiten anzeigen
Select All: Aktiviere das Kästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren Einheiten auszuwählen
Anzeige der Auswahl
Der Zähler zeigt, wie viele Einheiten aktuell ausgewählt sind
Um den Workflow zu erstellen, muss mindestens eine Einheit ausgewählt sein
Tipp: Grenze die Liste zuerst mit Filtern ein und wähle dann alle gefilterten Ergebnisse aus.
Schritt 6: Prüfen & bestätigen
Im letzten Schritt siehst du eine Zusammenfassung deiner Workflow-Einstellungen.
Bereiche der Zusammenfassung
Workflow-Details
Name und Beschreibung
Zeitplan
Wie oft Aufgaben erstellt werden
Vorschau der nächsten 3 Termine
Bedingungen (falls vorhanden)
Liste der Bedingungen, die erfüllt sein müssen
Workflow-Ablauf (bei mehrstufigen Workflows)
Visuelle Zusammenfassung von Aufgaben, Wartezeiten und Bedingungen
Bei verzweigten Workflows siehst du, was auf jedem Pfad passiert
Einheiten
Wie viele Einheiten ausgewählt sind
Einheiten, gruppiert nach ihrem Gruppennamen
Den Workflow erstellen
Prüfe alle Einstellungen sorgfältig
Klicke auf Create (oder Update, wenn du bearbeitest)
Der Workflow wird gespeichert und beginnt, Aufgaben nach deinem Zeitplan zu erstellen
Was nach dem Erstellen eines Workflows passiert
Sobald dein Workflow aktiv ist:
Automatische Aufgabenerstellung: Sweeply behält deinen Zeitplan im Blick
Aufgaben werden erstellt: Sind die Auslösebedingungen erfüllt, werden für jede ausgewählte Einheit automatisch Aufgaben erstellt
Aufgaben erscheinen: Die erstellten Aufgaben werden in der Aufgabenansicht angezeigt, damit dein Team sie erledigen kann
Workflow läuft weiter: Der Workflow läuft nach seinem Zeitplan weiter, bis du ihn deaktivierst oder löschst
Workflows verwalten
Unter Settings > Workflows kannst du:
Alle deine Workflows und ihren Status ansehen
Workflows vorübergehend deaktivieren
Workflows, die du nicht mehr brauchst, löschen
Tipps und Best Practices
Benennung
Verwende aussagekräftige Namen: „Wöchentliche Grundreinigung – Standardzimmer“ ist besser als „Workflow 1“
Nimm die Häufigkeit in den Namen auf, wenn es hilft: „Täglicher Morgencheck“
Vorlagen ordnen
Erstelle für jede eigene Aufgabenart eine Vorlage
Nutze Kategorien, um zusammengehörige Vorlagen zu gruppieren
Lege passende Prioritäten fest
Zeitpläne planen
Feste Zeitpläne eignen sich am besten für kalenderbasierte Aufgaben (wöchentliche Besprechungen, monatliche Kontrollen)
Rollierende Zeitpläne eignen sich am besten für Wartungsaufgaben, die vom Erledigen abhängen
Neue Workflows testen
Teste zunächst mit wenigen Einheiten
Prüfe die erstellten Aufgaben, um sicherzugehen, dass sie stimmen
Erweitere auf weitere Einheiten, sobald alles passt
Workflows pflegen
Prüfe Workflows regelmäßig, ob sie noch gebraucht werden
Aktualisiere Vorlagen, wenn sich die Anforderungen an Aufgaben ändern
Deaktiviere saisonale Workflows, wenn sie nicht gebraucht werden
Fehlerbehebung
Es werden keine Aufgaben erstellt
Prüfe diese häufigen Ursachen:
Workflow aktiv? – Stelle sicher, dass der Workflow nicht deaktiviert ist
Startdatum – Prüfe bei festen Zeitplänen, ob das Startdatum bereits erreicht ist
Ausgewählte Einheiten – Prüfe, ob die Einheiten dem Workflow noch zugeordnet sind
Bedingungen – Prüfe, ob Bedingungen das Erstellen von Aufgaben verhindern
Es werden falsche Aufgaben erstellt
Einstellungen der Vorlage – Prüfe die Konfiguration der Aufgabenvorlage
Zeitplan – Prüfe, ob das Wiederholungsmuster stimmt
Auswahl der Einheiten – Stelle sicher, dass die richtigen Einheiten ausgewählt sind
Bestehende Workflows bearbeiten
Wenn du einen Workflow bearbeitest:
Gelten die Änderungen für die künftige Aufgabenerstellung
Bereits erstellte Aufgaben sind nicht betroffen
Kannst du Zeitpläne, Vorlagen und die Auswahl der Einheiten aktualisieren
Zusammenfassung
Wiederkehrende Aufgaben erstellst du in Sweeply in diesem Ablauf:
Aufgabenvorlagen erstellen – Festlegen, wie Aufgaben aussehen
Einen Workflow erstellen – Festlegen, wann und wo Aufgaben erstellt werden
Name und Beschreibung festlegen
Den Zeitplan konfigurieren
Die Abfolge der Aufgaben im visuellen Builder aufbauen
Optional Bedingungen hinzufügen
Ziel-Einheiten auswählen
Prüfen und bestätigen
Sweeply automatisiert – Aufgaben werden automatisch nach deiner Konfiguration erstellt
Mit Workflows stellst du sicher, dass Aufgaben in deinem ganzen Haus einheitlich und ohne manuellen Aufwand erstellt werden – das spart Zeit, und nichts geht verloren.
Mehr über Sweeply Maintenance erfährst du auf unserer Website.