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Inventar in Sweeply verwalten

Lege Inventarartikel nach Standort an, erfasse Wareneingänge, Umlagerungen und Korrekturen, prüfe das Aktivitätsprotokoll und sieh die Bewegungen über alle Standorte im Bericht.

Verfasst von Frans Garðarsson

Inventarartikel anlegen (Web)

  1. Gehe zu Settings → Inventory.

  2. Klicke auf New item.

  3. Gib den Name ein und wähle den Item type (Minibar, Equipment oder Linen). Du kannst auch eine Description und ein Bild hinzufügen.

  4. Gib unter Quantity by location ein, wie viel du an jedem Standort hast. Mit Add another location fügst du weitere hinzu. Wähle dann einen Standort oder tippe einen neuen Namen ein, um einen anzulegen.

  5. Lege eine Low quantity warning fest, wenn du bei niedrigem Bestand einen Hinweis sehen möchtest.

  6. Speichern.

New item form with Name, Item type Equipment, Quantity by location with In stock and Floor 2 cart, and Low quantity warning

Wareneingang erfassen

  1. Klicke in der Inventarliste in der Zeile des Artikels auf Record item activity.

  2. Wähle Added to inventory.

  3. Gib die erhaltene Menge ein.

  4. Füge bei Bedarf eine Notiz hinzu, zum Beispiel den Lieferanten oder die Rechnungsnummer.

  5. Speichern. Der Lagerbestand wird sofort aktualisiert.

New transaction with Type Added to inventory, quantity and note filled in

Bestand zwischen Standorten umlagern

  1. Klicke in der Zeile des Artikels auf Record item activity.

  2. Wähle Moved.

  3. Wähle From location und To location.

  4. Gib die Menge ein und speichere.

Bestand nach einer Zählung korrigieren

  1. Klicke in der Zeile des Artikels auf Record item activity.

  2. Wähle Stock correction. Das können nur Admins.

  3. Wähle den Standort und gib den tatsächlichen Bestand ein.

  4. Speichern. Sweeply setzt den Bestand genau auf diese Zahl.

Sehen, was wer geändert hat

Klicke in der Zeile des Artikels auf View item activity log, um jede Bewegung des Artikels zu sehen – wer sie gemacht hat und wann. Du kannst nach Einheit, Nutzer, Datum, Typ oder Buchung filtern.

Item activity log for the last 7 days with Stock correction, Moved and Added to inventory rows, user and date, and the Type and Date filters

Bewegungen über alle Standorte sehen

Unter Reports → Inventory siehst du für jeden Standort, was im gewählten Zeitraum reingekommen ist, was rausgegangen ist und was aktuell da ist. Du kannst den Bericht nach Excel exportieren.

Inventory movement report for In stock over the last 7 days with In, Out and Current columns and a stock correction badge

Inventar bei Rundgängen erfassen (Housekeeping-Team)

Das Team erfasst Inventar in der Mobile-App über die Bereichsübersicht des Zimmers. Dieselben Abschnitte gibt es auch in der Zimmeransicht im Web.

Minibar

Minibar-Artikel sind im selben Inventarkatalog. Wie du erfasst, was ein Gast genutzt hat (Minibar used), steht in unserem Minibar-Artikel.

Wäsche

  1. Öffne die Bereichsübersicht. Der Wäsche-Abschnitt erscheint nur, wenn deine Unterkunft Wäscheartikel hat.

  2. Tippe auf Report dirty linen, zähle die Artikel und speichere. Sie gehen in die Wäscherei.

  3. Wenn die Wäsche zurückkommt, tippe auf Receive linen from laundry und speichere die Mengen.

Report dirty linen sheet with linen items counted and the Send to laundry button

Ausstattung

  1. Öffne die Bereichsübersicht.

  2. Tippe auf Move item.

  3. Wähle den Artikel, ob er aus dem Zimmer oder ins Zimmer kommt, den anderen Standort und die Menge.

  4. Speichern.

Move item sheet with a Baby cot moving into the room from In Stock, quantity 1

Brauchst du Hilfe? Schreib uns über den Chat in Sweeply.

Mehr über Sweeply Housekeeping erfährst du auf unserer Website.

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