Mit der Minibar-Funktion in Sweeply erfasst das Housekeeping, welche Minibar-Artikel der Gast in jedem Zimmer verbraucht hat, und Führungskräfte bekommen einen klaren Bericht darüber, was über Buchungen und Zeiträume hinweg verbraucht wurde.
Überblick
Wenn eine Reinigungskraft ein Zimmer betritt, erfasst sie direkt auf ihrem Handy, welche Minibar-Artikel der Gast verbraucht hat. So entsteht ein Minibar-Eintrag, der mit dem Zimmer und der Buchung des aktuellen Gastes verknüpft ist. Führungskräfte können diese Daten dann im Minibar-Bericht der Web-App ansehen, bearbeiten und exportieren.
Wer sie nutzt
Rolle | Wo | Was sie tun |
Housekeeper | Mobile-App | Verbrauchte Minibar-Artikel in einem Zimmer erfassen |
Führungskraft / Vorgesetzte | Web-App → Reports | Minibar-Verlauf ansehen, Einträge bearbeiten, Fehler rückgängig machen |
Minibar-Artikel einrichten
Minibar-Artikel werden in den Inventory-Einstellungen eingerichtet, die sich die Minibar mit der Inventarverwaltung teilt.
Gehe zu Settings → Inventory
Klicke auf New Item
Wenn dein Haus auch die Inventarverwaltung nutzt, setze den Item type auf Minibar. Nutzt du nur die Minibar, heißt das Formular Create Minibar Item, und jeder Artikel ist ein Minibar-Artikel.
Gib einen Namen, optional eine Beschreibung und ein Foto ein
Speichere
Nur Artikel vom Typ Minibar erscheinen im Fenster Log minibar usage und in den Spalten des Minibar-Berichts.
Minibar-Verbrauch erfassen (Mobile)
Das Housekeeping erfasst den Minibar-Verbrauch in der Zimmeransicht der Mobile-App.
Schritte:
Öffne die Mobile-App und gehe zum Zimmer
Scrolle in der Zimmeransicht zum Bereich Minibar
Tippe auf Log usage
Das Fenster Log minibar usage öffnet sich und zeigt alle eingerichteten Minibar-Artikel
Gib mit den Buttons + und − ein, wie viele von jedem Artikel der Gast verbraucht hat
Tippe auf Save, um zu speichern
Sweeply verknüpft den Eintrag automatisch mit der Buchung des Gastes, der aktuell in diesem Zimmer eingecheckt ist.
Hinweis: Ist gerade kein Gast eingecheckt, wird der Minibar-Verbrauch trotzdem für das Zimmer erfasst, aber ohne Buchungsbezug.
Hinweis: An vergangenen Tagen zeigt der Bereich eine schreibgeschützte Minibar-Zusammenfassung dessen, was erfasst wurde. Für künftige Tage wird er nicht angezeigt.
Der Minibar-Bericht (Web)
Der Minibar-Bericht gibt Führungskräften eine Zusammenfassung des gesamten Minibar-Verbrauchs in einem gewählten Zeitraum.
So öffnest du ihn: Gehe in der Web-App zu Reports → Minibar.
Was der Bericht zeigt
Der Bericht zeigt eine Tabelle, in der jede Zeile für eine Kombination aus Zimmer und Gästebuchung steht. Die Spalten zeigen die Gesamtmenge, die von jedem Minibar-Artikel verbraucht wurde.
Jede Zeile enthält:
Zimmer – Zimmername und Lage (z. B. Floor 2 › Room 201)
Gastname – der Name auf der Buchung
Reservierungs-ID – die Reservierungsreferenz aus dem PMS
Datum – Datum des letzten Minibar-Eintrags für diese Buchung
Artikelspalten – eine Spalte pro eingerichtetem Minibar-Artikel mit der Gesamtmenge
Summenzeile – unten die Summe aller Mengen
Nach Datum filtern
Wähle mit dem Datumsfilter oben im Bericht ein einzelnes Datum oder einen Zeitraum. Der Bericht öffnet sich mit This month.
Klicke auf Export to Excel, um den Bericht herunterzuladen.
Einträge verwalten (Web)
Führungskräfte können einzelne Minibar-Einträge direkt im Bericht bearbeiten oder entfernen.
Detailansicht öffnen
Klicke auf eine beliebige Zeile im Minibar-Bericht, um den Bereich Minibar consumption zu öffnen. Dort siehst du jeden einzelnen Minibar-Eintrag für dieses Zimmer und diese Buchung – mit Uhrzeit und der Person, die ihn erfasst hat.
Eine Menge bearbeiten
Klicke auf die Zeile, um den Bereich zu öffnen
Suche den Eintrag, den du ändern möchtest
Ändere das Mengenfeld
Klicke auf Save
Einen Eintrag rückgängig machen
Klicke auf die Zeile, um den Bereich zu öffnen
Suche den Eintrag, den du entfernen möchtest
Klicke auf Undo
Einen Eintrag manuell hinzufügen
Führungskräfte können Einträge auch manuell hinzufügen – praktisch für Korrekturen oder wenn der Minibar-Verbrauch nicht in der Mobile-App erfasst wurde.
Klicke auf die Zeile oder auf New row und wähle die Einheit
Wähle unter Add item den Artikel aus
Gib die Menge und optional eine Notiz ein
Klicke auf Save
Häufige Fragen
Kann ich den Minibar-Verbrauch für ein Zimmer ohne aktive Buchung erfassen?
Ja. Der Eintrag wird für das Zimmer ohne Buchungsbezug erfasst und erscheint im Bericht ohne Gastnamen und Reservierungs-ID.
Kann ich einen Minibar-Eintrag nach dem Speichern noch bearbeiten?
Ja. Führungskräfte können Mengen jederzeit im Minibar-Bericht der Web-App bearbeiten oder Einträge rückgängig machen.
Enthält der Minibar-Bericht Daten aus allen Zimmern?
Ja. Der Bericht zeigt alle Bereiche, in denen im gewählten Zeitraum Minibar-Verbrauch erfasst wurde.